Los sistemas de contabilidad automática de facturas se han convertido en el aliado perfecto de quienes apuestan por la implantación de nuevos procesos tecnológicos capaces de ofrecer un plus decisivo a la actividad empresarial. De hecho, todo departamento de RRHH debería abrazar esta nueva forma de entender la contabilidad en su camino hacia la reducción de costes y hacia la optimización del tiempo y el esfuerzo del capital humano.
Índice de contenidos.
- La contabilidad automática de facturas, también en las empresas.
- El adiós al papel y a los desplazamientos gracias a los sistemas automáticos de facturación.
- Sencillez y transparencia en las soluciones de contabilidad automática.
- La contabilidad automática de facturas, también en las empresas
1. La contabilidad automática de facturas, también en las empresas.
La contabilidad automática de facturas es un reto que ha de afrontar toda empresa, independientemente de su tamaño, actividad o del sector económico en el que opere, en su camino hacia la digitalización, con todo lo que este concepto conlleva: mayor seguridad y eficacia, mínimo margen de error, drástica disminución de costes y de carga de trabajo para el departamento de RRHH, etcétera.
De hecho, miles de asesorías y gestorías disfrutan ya de las innumerables ventajas de implantar sistemas de contabilidad automática de facturas, pues se trata de un sector a priori abierto a todas aquellas soluciones tecnológicas e innovadoras lanzadas al mercado con la finalidad de aumentar la eficiencia de los recursos disponibles, tanto técnicos como humanos.
Sin embargo, mientras asesorías y gestorías dan un paso al frente en la asunción de este nuevo reto para mejorar sus servicios y procesos, son muchas las empresas, entidades y organizaciones que aún no han visto dicha necesidad, bien por desconocimiento bien por desinformación respecto a las enormes ventajas de estos sistemas en seguridad, margen de error, eficacia y ahorro de costes.
2. El adiós al papel y a los desplazamientos gracias a los sistemas automáticos de facturación.
Los sistemas automáticos de facturación no solo mejoran el rendimiento del departamento de RRHH o contabilidad de una empresa al optimizar el tiempo de trabajo mediante la digitalización y automatización de tareas, sino que impiden el excesivo tratamiento de documentos en formato papel: gestión, envío, recepción, clasificación, generación de asientos contables, etc.
Esta última característica, que podría parecer menor, permite un importante ahorro en costes relacionados con papel y tinta, la liberación de espacio con capacidad de almacenamiento y la contribución empresarial a la sostenibilidad del medioambiente. Tres criterios nada desdeñables que sin duda contribuirán a la consecución de los objetivos y misiones de la entidad a corto, medio y largo plazo.
También se limitan los desplazamientos, es decir, las idas y venidas de profesionales, clientes o proveedores al departamento de personal, contabilidad, gestión o RRHH, así como las constantes interrupciones a los responsables de dichas áreas, ya que este tipo de sistemas automáticos de facturación permiten una integración total con otras herramientas digitales y empresariales diseñadas para facilitar, por ejemplo, el envío y recepción de facturas por parte de trabajadores bien mediante un servicio de e-mail, bien a través del portal del trabajador o de la app para gestión de recursos, compensaciones o beneficios sociales.
Esta nueva forma de gestionar las facturas posibilita además el contacto no directo, un factor muy a tener en cuenta dada la situación de pandemia sanitaria a la que nos enfrentamos y de la que esperamos aún varias semanas de recorrido, pues limita la movilidad y el contacto estrecho entre personas.
Contacto no directo y eliminación de procesos poco productivos, esta segunda sería otra cualidad a destacar, pues la dirección empresarial puede, de la mano de sistemas automáticos de facturación, minimizar la carga de trabajo de las secciones responsables de dichas tareas y embarcarlas en proyectos de mayor valor o más decisivos para el futuro empresarial, así como la mejora de la productividad en el seno de la compañía a través de planes estratégicos capaces de minimizar los gastos o retener y atraer talento humano.
3. Sencillez y transparencia en las soluciones de contabilidad automática.
Aún hay quienes piensan que las soluciones de contabilidad automática resultan farragosas, difíciles de instalar y utilizar, así como incompatibles con otros sistemas ya implementados en la empresa. Nada más lejos de la realidad.
Los sistemas de contabilidad automática de facturas, es decir, que permiten gestionar los asientos contables de manera automática, no precisan para su uso de una formación previa, ya que resultan enormemente intuitivos para los responsables de aquellos departamentos que han de emplearlos.
Además, tienen la capacidad de integrase a la perfección con otras herramientas tecnológicas (sean propias o externas) como el programa de contabilidad de la compañía, aplicaciones diseñadas para mantener un contacto directo online con trabajadores y trabajadoras, clientes o proveedores, conexión directa con las entidades bancarias pertinentes para evitar movimientos de manera manual, herramientas diseñadas para agilizar las notificaciones a la Agencia Tributaria o cualquier otra administración pública, etcétera.
No solo eso, estos sistemas integran módulos capaces de ofrecer informes basados en análisis de datos, enormemente prácticos a la hora de evaluar y controlar la actividad empresarial, pero también de plantear la estrategia de marca y sus acciones de cara a futuro en función de los estados financieros (Balance anual, Cuenta de pérdidas y ganancias y Estado de situación). En definitiva,la posibilidad de mejorar el control sobre los gastos a través de las facturas y asientos contables así como la transparencia de la actividad contable.
Si a esto añadimos un sistema de copias de seguridad automáticas, soporte técnico o la actualización de la normativa que la empresa considera importante o esencial para el cumplimiento de sus responsabilidades mercantiles, estaremos hablando de sistemas de facturación automáticos completos que facilitan enormemente la vida a las empresas y liberan a sus departamentos de una prominente carga de trabajo.
Y es que, no debemos olvidar que incluso la Administración está realizando un importante esfuerzo por digitalizar todo procedimiento o trámite que afecte a su relación con la actividad empresarial, Buen ejemplo de ello son los libros de registro de IVA a través de la Sede electrónica de la AEAT, es decir, la Agencia Tributaria.
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