¿Estás iniciando el proceso de transformación digital en tu empresa y te sientes perdido en cuanto al sistema de gestión documental que te conviene? Un Document Management System (DMS) te ayudará a almacenar todos tus archivos, y a realizar un seguimiento y archivo de los mismos de manera digital. Este sistema suele estar gestionado desde la nube, y cualquier persona que forme parte del equipo de tu empresa puede acceder a la documentación, editarla y compartirla. En este post te hablamos de sus ventajas y de cómo elegir el más apropiado para tu compañía.

Beneficios del uso de un software de gestión documental

Entre las ventajas de implementar esta herramienta se encuentran:

  • Reducción de gastos. Podrás reducir los costes en papel, impresión, equipos e instalaciones.
  • Ahorro de tiempo y mejora de la productividad. Un DMS ahorra tiempo y mejora la productividad de los empleados, ya que la información es fácilmente accesible.
  • Mejora de la colaboración entre empleados. Todo el equipo podrá participar a través de comentarios y realizar ediciones de los documentos. Además, muchos sistemas permiten una especie de backup de las diferentes versiones del documento, y funcionalidad de check-in/check-out, de modo que queda registrada la fecha/hora y el nombre de la persona que realizó la modificación.
  • Mejor servicio al cliente. Los empleados de tu compañía podrán encontrar fácilmente todos los datos en lugar de tener que buscar en los archivadores que están en la oficina, proporcionando un servicio rápido y eficiente.
  • Recuperación de pérdidas accidentales. En caso de incendio, borrado accidental o cualquier otro desastre, los archivos se almacenan digitalmente y se realizan copias de las diferentes versiones de los documentos.

Consejos para elegir un software de gestión documental

Dependiendo de a qué se dedique tu empresa y de su tamaño, existen multitud de diferentes software de gestión, empezando por los verticales y continuando por otros aún más específicos y personalizables, que pueden adaptarse a cualquier  dinámica de negocio.

La mayoría de los sistemas de gestión documental que se comercializan en el mercado se basan en la nube, pero también existen versiones locales disponibles. Si en tu empresa es fundamental tener un control completo sobre el software y todo lo que se almacena, opta por una instalación local. Una solución basada en la nube es adecuada para una empresa que no cuente con informáticos o que prefiera que ese personal se centre en otras prioridades.

Antes de lanzarte a la compra ten claras las necesidades de la empresa. Es muy importante saber el espacio que vas a necesitar y el número de usuarios que van a utilizar ese software. Una buena recomendación es tener una lista de las características que necesitas antes de empezar a buscar proveedores. Algunos puntos que también tendrás que tener en cuenta son:

  • El coste. Compara entre diferentes proveedores.
  • La escalabilidad. ¿Es posible ampliar el plan si aumentan las necesidades de mi empresa? Esta opción es común en la mayoría de herramientas pero mejor asegurarse.
  • Compatibilidades. Comprueba que sea compatible con otros programas que utilice tu empresa y con tu hardware.
  • Asistencia técnica y soporte. Es fundamental que el proveedor garantice el soporte técnico las 24 horas del día e incluso formación para tus empleados.
  • Tiempo de implementación. Antes de iniciar la compra comprueba los tiempos estimados de migración de tus documentos, para evitar sustos en el futuro.
  • Análisis de mercado. No estaría de más que revises los comentarios y verifiques la reputación del software por el que te decantes en diferentes webs.

Software de gestión documental

Durante el proceso de selección de tu software debes analizar minuciosamente todas las opciones posibles. Únicamente de esta forma conseguirás adquirir el mejor programa para tu organización. Microsoft Office 365 es la solución de Microsoft para gestión documental y suite ofimática en la nube y una de las aplicaciones más conocidas.

Gracias a estas herramientas, podrás disponer de toda tu documentación y ficheros de la manera más ordenada y accesible posible, ganando así en seguridad, eficiencia y agilidad para cualquier gestión documental que necesites realizar.

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