Seguro que has oído hablar de Microsoft Office 365, pero ¿sabes todo lo que puede hacer por ti y tu empresa? Se trata de una solución ofimática que te permite acceder a todos los programas que integra en tiempo real, tanto si lo has instalado en tu ordenador como en su versión web, sin necesidad de tener ningún software instalado en local. Esta herramienta permite crear, acceder y compartir documentos online entre distintos usuarios. Entre sus principales aplicaciones encontramos los conocidos Excel, Word, PowerPoint o Access, pero además la suite incluye herramientas menos conocidas y muy útiles como SharePoint, Teams o OneDrive. En este post te hablamos de sus principales ventajas.
Beneficios de Office 365
- Trabaja desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. Solo necesitas conexión a internet para acceder a todos los programas de Office desde cualquier ubicación o dispositivo. De esta forma, el trabajador podrá crear, editar y compartir su trabajo desde su ordenador con cualquier persona en tiempo real. Esta característica permite potenciar el trabajo a distancia y la flexibilidad horaria entre los empleados. Además, podrás contratar a personas y compañías de cualquier parte del mundo y reducirás los costes en infraestructuras, equipos y costes fijos de tu empresa.
- Mayor colaboración entre empleados. Con las características de colaboración de Office 365, principalmente a través de herramientas como Teams y SharePoint, los trabajadores pueden trabajar al mismo tiempo con el mismo documento, en lugar de tener múltiples copias independientes. El sistema se encargará de combinar los cambios realizados por varios usuarios en un mismo documento final. El control de versiones también te permite volver a una versión anterior de un documento. Además, con las videoconferencias, los calendarios compartidos y el chat que ofrece la propia herramienta, los miembros del equipo siempre estarán sincronizados y se podrán comunicar desde la plataforma en todo momento.
- Escalabilidad. Esta herramienta crece con tu negocio y te permite mezclar y combinar aplicaciones en función de tus necesidades. Podrás obtener una solución personalizada para cada usuario o departamento y puedes ampliar el espacio para que los trabajadores no tengan que cambiar de sistema o adaptarse a nuevas herramientas.
Principales utilidades SharePoint
Entre las aplicaciones que encontramos en la suite de Office 365 vamos a destacar la herramienta SharePoint, esencial para administrar los contenidos de tu compañía y como gestor documental. Esta aplicación te permite almacenar, organizar y compartir de forma segura información con un gran número de usuarios. Todos ellos pueden trabajar sobre el mismo documento y visualizar los cambios. Otros de sus beneficios son:
- Implementación de flujos de trabajo. SharePoint te permite implantar y diseñar flujos de trabajo para simplificar el coste y tiempo necesario para coordinar procesos de negocio comunes. Con esta herramienta podrás hacer calendarios y organizar tareas, así como hacer un seguimiento de los trabajos pendientes y dar prioridad a los que consideres más importantes.
- Mejora de la comunicación externa. SharePoint te permite compartir documentos con personas ajenas a la compañía. Podrás enviar un enlace para que descarguen la información que te interese, facilitando la comunicación externa y la interacción con los clientes. Al incluir una gestión de permisos, cada usuario solo podrá realizar las acciones para las que ha sido autorizado.
- Nueva Intranet de la compañía. Entre sus usos más extendidos se encuentra la comunicación entre los empleados y el acceso a información útil en su día a día. Los empleados podrán informarse de lo que está pasando en la compañía y se puede utilizar como una red social entre ellos, mejorando la comunicación interna y el trabajo en equipo.
Todas estas utilidades tienen como resultado:
- Aumento de la productividad de la compañía y reducción de costes
- Aumento de la ventaja competitiva, al transformar tu compañía y actualizarla
- Mayor motivación de los empleados y conciencia de grupo
- Mejora de la imagen de marca
¿A qué esperas para empezar a utilizar Microsoft Office 365 en tu empresa? Puedes optimizar la gestión y los recursos con sus múltiples herramientas. ¡Todo son ventajas! Únete a la digitalización y al trabajo en la nube.
