La automatización de procesos es un recurso cada vez más utilizado por empresas de todo tipo de sectores, para aumentar su rendimiento y ser más competitivas. Está comprobado que adoptar este sistema reduce los gastos de producción y aumenta la eficacia y eficiencia. Pero ¿en qué consiste la automatización de procesos?
Básicamente, es el sistema mediante el cual se automatizan procesos clave mediante la integración de aplicaciones que sustituyen procesos manuales. De este modo se reduce la mano de obra y los costes, se acelera el tiempo de ejecución de las tareas y se evitan los posibles errores humanos.
En el escenario actual, con una intensa competencia económica, las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a grandes desafíos para seguir siendo competitivos. Entender qué es la automatización de procesos y cómo aplicarla en sus modelos de negocio es un pilar clave para todas las compañías.
Tipos de automatización de procesos:
- Macros: Estas funciones nos permiten automatizar tareas repetitivas y acciones complejas en bases de datos y en otro tipo de aplicaciones y sistemas informáticos. Los macros funcionan como un atajo de teclado o un botón de marcado rápido. Se aglutinan secuencias de tareas o procesos de manera que puedan ponerse en marcha de forma repetitiva cuando se le dé la orden correspondiente. Permite ahorrar el tiempo de realizar las acciones de forma manual y que se pueda trabajar con procesos complejos sin tener formación específica en programación. Entre sus ventajas destaca que no se elimina por completo la mano humana.
- ITPA: La automatización de procesos TI, conocida por sus siglas en inglés ITPA, consiste en mejorar la eficiencia al reducir el trabajo manual en la medición y ejecución de tareas de Tecnologías de la Información rutinarias. Se utiliza para actualizar o parchear sistemas, configurar nuevos servidores, etc. La automatización puede realizarse de forma integral en numerosas capas de tecnología, desde lo más profundo del backoffice hasta procesos de cara al empleado.
- RPA: La automatización robótica de procesos es el sistema de automatización más actual y está en pleno auge. Este mecanismo permite que los robots se encarguen de todo tipo de actividades administrativas o de backoffice repetitivas. Su flexibilidad e integración con los flujos de trabajo es mayor que en los casos anteriores.
Ventajas de la automatización de procesos para tu negocio
Adoptar procesos automatizados va a ser imprescindible para las compañías si quieren mantenerse y seguir siendo competitivas. Aunque inicialmente se requiere una inversión en tecnología, los beneficios son innumerables. Entre los más destacados se encuentran:
- Minimización de costes: con este mecanismo se reduce el ciclo de producción, mejorando la carga del equipo y reduciendo los recursos de las acciones.
- Mejora del flujo comunicativo: al vincular las bases de datos de todos los sectores de la empresa se reducen los errores humanos o de comunicación. Es un sistema de información común y permite aumentar la velocidad en el procesamiento de datos.
- Mejora de la producción. Este sistema permite identificar y remediar puntos de ineficiencia y mala aplicación de los recursos. Además, se implementan flujos de trabajo que eliminan errores del proceso y se aumenta considerablemente la velocidad de ejecución y el tiempo entre actividades. Otra ventaja es la reducción del tránsito, acumulación y costes de impresión y papel.
En resumen, la automatización de procesos permite que las organizaciones puedan diseñar, ejecutar, observar, supervisar y mejorar continuamente los procesos de negocios, lo que hace que sea una de las más poderosas ventajas competitivas de una empresa.
Para que la producción automatizada desbloquee su valor, debe implementarse como una solución integral que englobe todos los procesos de la empresa, haciendo posible que la información fluya por todas sus piezas. Esta automatización es la base de la industria 4.0, una nueva revolución industrial en cuanto a las formas de producción que estamos viviendo en la actualidad. Esta industria, que será el futuro inminente, se caracterizará por la digitalización de los equipos y tecnologías de una fábrica para que se puedan comunicar y programar a través de Internet.
Solo el futuro nos dirá cómo será la aplicación de las tecnologías y cómo responderán las empresas pero, es necesario que las empresas vayan automatizando sus tareas para que la transformación no sea tan brusca y estén preparadas para el cambio.
